নথির বিষয়বস্তু সাজানো

এ বার আমরা নথি বা প্রতিবেদনের বিষয়বস্তুকে বিভিন্ন ধরনে সাজানো বা তার ফরম্যাট তৈরির পদ্ধতি শিখব। কম্পিউটারের এম এস ওয়ার্ড খুললে তার পর্দায় যে উইন্ডোটি দেখা যায়, তার উপরের দিক থেকে দ্বিতীয় বারটির নাম মেনু বার। লক্ষ করলে দেখা যাবে, সেখানে ফরম্যাট (Format) বলে একটি শব্দ আছে। প্রথমে মাউস পয়েন্টারকে মাউসের সাহায্যে ঐ শব্দটির উপরে নিয়ে গিয়ে মাউসের বাঁ দিকের বোতামে এক বার ক্লিক করতে হবে। তখন ঐ শব্দটির নীচে একটি তালিকা খুলে যাবে। সেই তালিকায় প্যারাগ্রাফ (Paragraph) বলে একটি শব্দ দেখা যাবে। এ বার মাউস পয়েন্টারকে সেই শব্দের উপর নিয়ে গিয়ে মাউসের বাঁ দিকের বোতামে এক বার ক্লিক করলে প্যারাগ্রাফ নামের একটি উইন্ডো কম্পিউটারের পর্দায় খুলে যাবে। তখন কম্পিউটারের পর্দায় ৬.২ নম্বর ছবিটি দেখতে পাওয়া যাবে।

লক্ষ করলে দেখা যাবে, ঐ উইন্ডোর মধ্যে অ্যালাইনমেন্ট (Allignment) বলে একটি শব্দ রয়েছে। সমস্ত লাইনকে বাঁ দিকে সমান রাখতে অ্যালাইনমেন্টের জায়গায় লেফট (Left) লিখতে হবে। কিন্তু সমস্ত লাইনকে ডান দিক থেকে সমান রাখতে হলে ঐ জায়গায় রাইট (Right) লিখতে হবে। আবার, নথি বা প্রতিবেদনের বিষয় বস্তুকে বাঁ ও ডান দিক থেকে সমান রাখার জন্য ঐ জায়গায় জাস্টিফায়েড (Justufied) এবং গোটা বিষয়বস্তুকে দু’ পাশ থেকে মাঝামাঝি অবস্থানের রাখার জন্য ঐ জায়গায় সেন্টার্ড (Centred) কথাটি লিখতে হবে। এই শব্দগুলি লেখার জন্য কি বোর্ডকে ব্যবহার করা যেতে পারে। অথবা অ্যালাইনমেন্ট কথাটির পাশে এই নির্দেশাত্মক শব্দগুলি লেখার জায়গায় কম্পিউটারই একটি তালিকা ধরে রাখে। তীর চিহ্নের মুখের আড়ালে তালিকাটি থাকে। সেখানে মাউসের সাহায্যে মাউস পয়েন্টারকে নিয়ে গিয়ে মাউসের বাঁ দিকের বোতামে এক বার ক্লিক করলে ঐ তালিকাটি দেখা যাবে। সেই তালিকায় উপরে উল্লেখিত সবক’টি শব্দই রয়েছে। যে শব্দটিকে বেছে নিতে চাই, মাউস পয়েন্টারকে সেই শব্দের উপর নিয়ে গিয়ে মাউসের বাঁ দিকের বোতামে এক বার ক্লিক করলেই শব্দটি আ্যালাইনমেন্ট কথাটির পাশে ফুটে উঠবে।

নথি বোল্ড করা

এখন ধরা যাক, যে নথি বা প্রতিবেদন তৈরি করা হচ্ছে, তার বিষয় বস্তুর পুরোটাকেই অথবা কোনও নির্দিষ্ট অংশকে মোটা বা বোল্ড (Bold) হরফে দেখতে চাই। তার জন্য প্রথমে যেখান থেকে বোল্ড হরফ শুরু হবে, সেখানে মাউস পয়েন্টারকে নিয়ে যেতে হবে। এর পর মাউসের বাঁ দিকের বোতামটি চেপে ধরে বিষয়বস্তুর যতটা পর্যন্ত বোল্ড হরফ রাখতে চাই, সেই পর্যন্ত মাউস পয়েন্টারকে ড্র্যাগ করে বা টেনে নিয়ে আসতে হবে। এ বার মাউসের বাঁ দিকের বোতামটি ছেড়ে দিতে হবে। দেখা যাবে, ঐ অংশটি কম্পিউটারের পর্দায় উজ্জ্বল হয়ে অবস্থান করছে। তার পর এম এস ওয়ার্ড নামক উইন্ডোর যে অংশে নথি বা প্রতিবেদনের বিষয়বস্তু টাইপ করা হয়েছে, তার উপরের দিকে তাকালে সেখানে ইংরাজি বর্ণমালার বড় হাতের বি অক্ষরটি দেখতে পাওয়া যাবে। মাউস পয়েন্টারকে তার উপরে নিয়ে গিয়ে মাউসের বাঁ দিকের বোতামে এক বার ক্লিক করতে হবে। সঙ্গে সঙ্গে পছন্দের অংশটির সমস্ত অক্ষর, সংখ্যা ও চিহ্ন বোল্ড হরফে পরিণত হবে। তখনও ঐ অংশটি কিন্তু উজ্জ্বল হয়েই অবস্থান করবে। অংশটিকে স্বাভাবিক ভাবে দেখার জন্য তার বাইরে যে কোনও জায়গায় মাউস পয়েন্টারকে রেখে মাউসের বাঁ দিকের বোতামে এক বার ক্লিক করতে হবে।

নথি ইটালিক করা

এখন যে নথি বা প্রতিবেদন তৈরি করা হয়েছে, তার বিষয় বস্তুর পুরোটাকেই অথবা কোনও নির্দিষ্ট অংশকে যদি কাত হয়ে থাকা বা ইটালিক (Italic) হরফে দেখতে চাওয়া হয়, তার জন্যও একই পদ্ধতি অনুসরণ করে ঐ অংশটিকে বেছে নিতে হবে। অর্থাৎ, প্রথমে যেখান থেকে ইটালিকস হরফ শুরু হবে, সেখানে মাউস পয়েন্টাররকে নিয়ে যেতে হবে। এর পর মাউসের বাঁ দিকের বোতামটি চেপে ধরে বিষয়বস্তুর যতটা পর্যন্ত ইটালিকস হরফ রাখতে চাই, সেই পর্যন্ত মাউস পয়েন্টারকে ড্র্যাগ করে বা টেনে নিয়ে আসতে হবে। এ বার মাউসের বাঁ দিকের বোতামটি ছেড়ে দিতে হবে। দেখা যাবে, ঐ অংশটি কম্পিউটারের পর্দায় উজ্জ্বল হয়ে অবস্থান করছে। তার পর এম এস ওয়ার্ড নামক উইন্ডোর যে অংশে নথি বা প্রতিবেদনের বিষয়বস্তু টাইপ করা হয়েছে, তার উপরের দিকে তাকালে সেখানে ইংরাজি বর্ণমালার বড় হাতের আই অক্ষরটি থাকে। মাউস পয়েন্টারকে তার উপরে নিয়ে গিয়ে অক্ষর, সংখ্যা ও চিহ্ন ইটালিকস হরফে পরিণত হবে। তখন ঐ অংশটি কিন্তু উজ্জ্বল হয়েই অবস্থান করবে। অংশটিকে স্বাভাবিক ভাবে দেখার জন্য তার বাইরে যে কোনও জায়গায় মাউস পয়েন্টারকে রেখে মাউসের বাঁ দিকের বোতামে এক বার ক্লিক করতে হবে।

ইচ্ছা করলে তৈরি নথি বা প্রতিবেদনের যে কোনও অংশকে প্রথমে বোল্ড হরেফ ও তারপরে ঐ অবস্থা থেকেই ইটালিকস হরেফ পরিণত করতে পারা যায়। একে বলে বোল্ড ইটালিকস। এমনকী, আগে ইটালিকস হরফে পরিণত করে তার পরে বোল্ড হরফে পরিণত করা যেতে পারে, তৈরি নথি বা প্রতিবেদনের যে কোনও অংশকে।

নথি আন্ডারলাইন করা

এ বার যে নথি বা প্রতিবেদন তৈরি করেছন, তার বিষয় বস্তুর পুরোটাকেই অথবা কোনও নির্দিষ্ট অংশকে যদি আন্ডারলাইন (Underline) বা নিম্নরেখ করে রাখতে চাওয়া হয়, তার জন্যও একই ভাবে মাউস পয়েন্টারকে ড্র্যাগ করে ঐ অংশটিকে বেছে নিতে হবে। তার পর এম এস ওয়ার্ড নামক উইন্ডোর যে অংশে নথি বা প্রতিবদেনর বিষয়বস্তু টাইপ করেছন, তার উপরের দিকে তাকালে সেখানে ইংরাজি বর্ণমালার বড় হাতের ইউ অক্ষরটি থাকে। মাউস পয়েন্টারকে তার উপরে নিয়ে গিয়ে মাউসের বাঁ দিকের বোতামে এক বার ক্লিক করতে হবে। সঙ্গে সঙ্গে পছন্দের অংশটির সমস্ত অক্ষর, সংখ্যা ও চিহ্নের নিচে লাইন ফুটে উঠবে। এ ক্ষেত্রেও অংশটিকে স্বাভাবিক ভাবে দেখার জন্য আন্ডারলাইন করার পরে তার বাইরে যে কোনও জায়গায় মাউস পয়েন্টারকে রেখে মাউসের বাঁ দিকের বোতামে একবার ক্লিক করতে হবে।

ইচ্ছা করলে তৈরি নথি বা প্রতিবেদনের যে কোনও অংশকে প্রথমে বোল্ড হরফে, তার পরে ঐ অবস্থা থেকেই ইটালিকস হরফে পরিণত করে অংশটিকে আন্ডারলাইন করতে পারা যায়। এমনকী আগে আন্ডারলাইন করে তার পরে ইটালিকস হরফে ও সবে শেষে বোল্ড হরফে পরিণত করা যেতে পারে, তৈরি নথি বা প্রতিবেদনের যে কোনও অংশকে। চাইলে বোল্ড, ইটালিকস ও আন্ডারলাইনের মধ্যে যে কোনও দু’টিকেও পর পর প্রয়োগ করতে পারা যায়। মনে রাখতে হবে, এগুলির ক্ষেত্রে যে কোনওটিকেই অন্যটির আগে বা পরে প্রয়োগ করা যেতে পারে।

সূত্র : কম্পিউটার প্রশিক্ষণ, আই আই আই এম