ফাইল খোঁজা

সাধারণত কম্পিউটার নিজে থেকেই মাই ডকুমেন্টস নামক ফোল্ডারে যে কোনও ফাইলকে সংরক্ষণ করে। সুতরাং যদি পরে কোনও সময়ে এই ফাইলটিকে আবার কম্পিউটারের পর্দায় দেখতে চাই, তা হলে মাই ডকুমেন্টস নামক ফোল্ডারটি খুলে তার থেকে ফাইলটিকে খুলতে হবে। তার পদ্ধতিটি তৃতীয় অধ্যায়ে উল্লেখ করা হয়েছে। আবার এম এস ওয়ার্ড খুলেও সংরক্ষিত ফাইলটিকে দেখতে পাওয়া যেতে পারে। তার জন্য এম এস ওয়ার্ড নামক উইন্ডোটির উপরের দিকে অবস্থিত ফাইল নামক শব্দটিকে ব্যবহার করতে হবে।

আগের মতোই মাউস ও মাউস পয়েন্টারের সাহায্যে ফাইল নামক শব্দটিকে বেছে নিয়ে তার তালিকায় ওপেন (Open) শব্দটির উপরে মাউস পয়েন্টার রেখে মাউসের বাঁ দিকের বোতামে এক বার ক্লিক করতে হবে। অথবা এম এস ওয়ার্ড খুলে কি বোর্ডের Ctrl ও O বাটন দুটিকে এক সঙ্গে টিপতে হবে। তা হলে কম্পিউটারের পর্দায় একটি উইন্ডো খুলে যাবে। তখন কম্পিউটারের পর্দায় ৬.৫ নম্বর ছবিটি দেখতে পাওয়া যাবে।

সেখানে ফাইলের নাম লেখার জায়গায় যে ফাইলটিকে খুলতে চাইছি, তার নাম কি বোর্ডের সাহায্যে টাইপ করে ফেলতে হবে। এ বার ঐ উইন্ডোতেই ওপেন শব্দটির উপরে মাউস পয়েন্টারকে রেখে মাউসের বাঁ দিকের বোতামে এক বার ক্লিক করতে হবে অথবা কি বোর্ডের এন্টার বাটনি একবার টিপে দিতে হবে। তখন ঐ ফাইলটি খুলে যাবে।

মনে রাখতে হবে যখনই কম্পিউটারে এম এস ওয়ার্ড খোলা হয়, তখনই কম্পিউটার একটি নতুন ফাইল তৈরির সুযোগ করে দেয়। অর্থাৎ, এম এস ওয়ার্ড খুললে দেখতে পাওয়া যাবে যে, তার মধ্যে নথি বা প্রতিবেদন তৈরির অংশটি ফাঁকা। সেখানে কোনও নথি বা প্রতিবেদন তৈরি করে সব সময়েই নতুন ফাইলের নামে সেটিক সংরক্ষণ করতে পারা যায়।

এখন ধরা যাক, একটি নথি বা প্রতিবেদন তৈরি করে কোনও নির্দিষ্ট নামের ফাইলে সেটিকে সংরক্ষণ করা হয়েছে। এ বার যদি আরেকটি নতুন ফাইল তৈরি করতে চাই, তা হলে আগের মতোই ফাইল নামক শব্দটিকে মাউস পয়েন্টারের সাহায্যে বেছে নিয়ে মাউসের বাঁ দিকের বোতামে এক বার ক্লিক করে তার তালিকাটা খুলে ফেলতে হবে। ঐ তালিকায় নিউ (New) বলে একটি শব্দ আছে। মাউস পয়েন্টারটিকে তার উপরে নিয়ে গিয়ে মাউসের বাঁ দিকের বোতামে এক বার ক্লিক করলেই এম এস ওয়ার্ডে নতুন ফাইল খুলে যাবে। অর্থাৎ, এম এস ওয়ার্ড নামক উইন্ডোতে নথি বা প্রতিবেদন তৈরির অংশটিকে ফের ফাঁকা অবস্থায় পাওয়া যাবে। ফাইল বলে শব্দটিকে ব্যবহার না করে কি বোর্ডের সাহায্যেও নতুন ফাইল তৈরির জায়গা পাওয়া যায়। তার জন্য কি বোর্ডের Ctrl এবং N বাটন দু’টিকে এক সঙ্গে টিপতে হবে। এখন নতুন নথি বা প্রতিবেদন তৈরি করে সেটিকে কোনও নির্দিষ্ট নামের ফাইলে সংরক্ষণ করে রাখা যায়।

সূত্র : কম্পিউটার প্রশিক্ষণ, আই আই আই এম