মেল মার্জ

সাধারণত যখন এই চিঠি বিভিন্ন নামধারী ব্যক্তির কাছে পাঠানোর দরকার হয় তখন মেল মার্জ ব্যবহার করা হয়ে থাকে। মেল মার্জের জন্য প্রথম Word এর Tool মেনুর মধ্যেকার মেল মার্জ অপশনটিতে ক্লিক করতে হবে। তা হলে একটি উইন্ডো খুলে যাবে।

তার পর ঐ উইন্ডোটির মধ্যেকার Create বাটনটির মধ্যে ক্লিক করলে Word আরও দু’টি বাটন খুলে দেবে যেখানে কোন চিঠিটির ওপর মেল মার্জ করতে চাইছি তা জানতে চাইবে।

চিঠি যদি আগেই টাইপ করা থাকে তা হলে সেখানকার Active Window লেখা Button Word চিঠি লেখার জন্য একটি জায়গা খুলে দেবে। চিঠি টাইপ করা হয়ে গেলে উক্ত উজ্জ্বল হয়ে থাকা Get Data Source বাটনটি ক্লিক করতে হবে। তার পর সেখান থেকে পাওয়া Creat Data Source লেখা মেনুটিতে ক্লিক করলে ৬.১১ ছবিতে দেখতে পাওয়া যাবে।

সেখান থেকে প্রয়োজনীয় ফিল্ডগুলি নিয়ে অপ্রয়োজনীয়গুলি বাদ দিয়ে দিতে হবে। তার জন্য Add Field Name এবং Remove Field Name বাটন দু’টি ব্যবহার করতে হবে। তার পর OK বাটনটিতে ক্লিক করে সেটিকে সেভ করতে হবে।

তার পর Edit Data Source বাটনটিতে ক্লিক করে ঐ নির্বাচিত ফিল্ডগুলিতে ভ্যালু ভরে দিতে হবে তার জন্য যে interface টি পাওয়া যাবে তার ছবিটি নিম্নরূপ।

সেখানে Add new বাটনটির সাহায্যে নতুন ভ্যালু ঢোকানো বা Delete জায়গাটির সাহায্যে আগে থেকে থাকা ভ্যালু বাদ দিয়ে দেখা যেতে পারে ভ্যালু ঢোকানো হয়ে গেলে OK বাটনটিতে ক্লিক করতে হবে। তার পর আসল ডকুমেন্টে ফিরে এসে মেনু বারের নীচে বাটনের আকৃতিতে থাকা মার্জ ফিল্ডগুলির তালিকা পাওয়া যাবে। সেগুলিকে যথোপোযুক্ত স্থানে ঢুকিয়ে আবার টুল মেনু থেকে মেল মার্জে গিয়ে মার্জ বাটনটিতে ক্লিক করলে ৬.১৩ ছবিটি দেখা যাবে।

সেখান থেকে নিউ ডকুমেন্ট নির্বাচন করে Merge লেখা বাটনটি আবার ক্লিক করলেই মার্জ হয়ে যাওয়া চিঠিগুলি একটি নতুন ডকুমেন্টের মধ্যে দেখা যাবে।

সূত্র : কম্পিউটার প্রশিক্ষণ, আই আই আই এম