সুসংহত কর্মপ্রবাহ এবং ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবস্থা (আইডব্লুডিএমএস)

মুখবন্ধ

রাজ্য সরকারের সমস্ত বিভাগ এবং অফিসের কার্যধারাকে স্বয়ংক্রিয় করতে তৈরি করা হয়েছে সুসংহত কর্মপ্রবাহ এবং ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবস্থা (আইডব্লুডিএমএস)। বহুভাষিক এই ব্যবস্থাটি প্রথম চালু করে গুজরাত সরকার। ২০০৪ সালে এই প্রকল্পটি নেয় বিজ্ঞান ও প্রযুক্তি বিভাগ। পরবর্তীকালে এর বাস্তবায়নের ফলে কর্মসংস্কৃতির ভোল দারুণ ভাবে পাল্টে গিয়েছে। দীর্ঘদিন ধরে লাল ফিতের ফাঁসে আটকে থাকার সমস্যা মিটেছে। এর মাধ্যমে গুজরাত সরকারের সমস্ত সরকারি বিভাগ এবং দফতরের নথি একটি সাধারণ প্ল্যাটফর্মে আনা সম্ভব হয়েছে। এর পাশাপাশি প্রক্রিয়াকরণ এবং কম্পিউটার টাইপিং-এর (ইউনিকোড সঙ্গতিশীল ফন্ট) একটি নির্দিষ্ট মান নির্ধারণ সম্ভব হয়েছে। আইডব্লুডিএমএস নথি ব্যবস্থাপনা, কর্মপ্রবাহ পরিচালনা, সহযোগিতামূলক পরিবেশ এবং জ্ঞান ব্যবস্থাপনার মাধ্যমে একটি সুসংহত ইলেকট্রনিক কর্মস্থল তৈরি করেছে।

এই প্রকল্পের উদ্দেশ্য ছিল একটি আধুনিক, মুক্ত এবং কর্মধারার দিকে থেকে সমৃদ্ধ প্ল্যাটফর্মের সুযোগ প্রদান করা, যার মাধ্যমে লাল ফিতের ফাঁস এড়িয়ে দ্রুত সরকারি কাজকর্ম চালানো সম্ভব হয়। এর কতগুলি বৈশিষ্ট্যের মধ্যে রয়েছে ফাইল প্রক্রিয়াকরণ, কর্মপ্রবাহ, রুল ইঞ্জিন, নিরাপত্তা, লেনদেন প্রক্রিয়াকরণ, ফাইল বা অন্য নথি অনুসন্ধানের সুবিধা ইত্যাদি। এই সমগ্র প্রক্রিয়াটি একটি কেন্দ্রীভূত পরিকাঠামোর উপর নির্ভর করে তথ্য আদান-প্রদান করে থাকে।

প্রকল্পটি ই-গভর্ন্যান্সের ক্ষেত্রে একটি উল্লেখযোগ্য পদক্ষেপ। এর মাধ্যমে অনলাইনে গুজরাত সরকার সমস্ত বিভাগের খরচের বাজেট তৈরি করেছে। এর ফলে কোন খাতে টাকা কী পরিমাণ খরচ হচ্ছে তা সহজেই জানা গিয়েছে। শুধু তা-ই নয়, এই সিস্টেম ব্যবহার করে দিস্তে দিস্তে ফাইল ঘাঁটার ঝক্কি এড়িয়ে চার বছর রাজ্য বাজেট তৈরি করেছে গুজরাত সরকার। বিধানসভার কাজকর্মেও গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রেখেছে তথ্যপ্রযুক্তি নির্ভর এই পদ্ধতি। আইডব্লুডিএমএস পদ্ধতি ব্যবহার করে গুজরাত সরকারের সাফল্য স্পষ্ট করে দিয়েছে আগামী দিনে স্বচ্ছ এবং দুর্নীতিমুক্ত প্রশাসন ও সরকারি দফতরে কর্মসংস্কৃতির উন্নতিতে এই পদ্ধতি একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা নেবে।

তথ্যসূত্র: http://nisg.org/files/documents/UP1418302915.pdf

প্রকল্পের কর্মধারা

ই-গর্ভন্যান্স উদ্যোগকে রাজ্য জুড়ে ছড়িয়ে দেওয়ার জন্য গুজরাত সরকার অনেক আগে থেকেই নানা উদ্যোগ নেওয়া শুরু করেছে। এই প্রকল্প শুরু করার জন্য প্রথমেই তারা বেছে নেয় প্রযোগকারী এজেন্সিকে। এই এজেন্সি বাছার ক্ষেত্রে ভিত্তি ঠিক করা হয়, কী পরিমাণ প্রযুক্তিগত সমাধান তাদের কাছে রয়েছে, প্রতিযোগিতামূলক খরচ, নীতিগত পটভূমি, বাজারে মূল্য, কর্মী ক্ষমতা এবং অভিজ্ঞতা। সে ক্ষেত্রে এই প্রকল্প অন্য রাজ্যে প্রয়োগের ক্ষেত্রে উদাহরণ হতে পারে।

প্রকল্পটি চালুর সময় নিম্নলিখিত কর্মধারা নেওয়া হয় :

• প্রকল্পটি পরিচালনার জন্য মুখ্যসচিব এবং অতিরিক্ত মুখ্যসচিবের (বিজ্ঞান ও প্রযুক্তি দফতর) নেতৃত্বে একটি শীর্ষ স্টিয়ারিং কমিটি তৈরি করা হয়
• কর্মপ্রবাহ, ফাইল ব্যবস্থাপনা মডিউল এবং সাধারণ অ্যাপ্লিকেশনের জন্য তালিকাভুক্ত দফতরের দক্ষ ব্যক্তিদের নিয়ে একটি প্রজেক্ট মনিটরিং কমিটি তৈরি করা হয়
• ফিজিক্যাল বিজনেস প্রসেস থেকে ই-বিজনেস পদ্ধতিতে রূপান্তর
• বিজনেস প্রসেস রি-ইঞ্জিনিয়ারিং, যেমন প্রতিটি ফাইলের অনন্য নম্বর তৈরি
• গুজরাত সরকার প্রতিটি সরকারি কর্মীকে প্রাথমিক কম্পিউটার প্রশিক্ষণ দিয়েছে
• গুজরাত সরকার স্থানীয় ভাষায় টাইপ করার প্রশিক্ষণ দিয়েছে
• পদোন্নতির ক্ষেত্রে সিসিসি এবং সিসিসি+ প্রশিক্ষণ বাধ্যতামূলক করেছে
• ৩০০০-এরও বেশি ব্যবহারকারীকে প্রশিক্ষণ দেওয়া হয়েছে প্রায় ৫ বছর ধরে
• বিভাগভিত্তিক একটি সম্পদ সরবরাহ করা হয়েছে এবং ছোটখাটো সমস্যা সমাধান করা হয়েছে
• ইলেকট্রনিক পদ্ধতিকে বোঝার জন্য প্রত্যেক কর্মীকে ব্যবহারকারীর ম্যানুয়াল দেওয়া হয়েছে
• প্রযুক্তিগত এবং কাজ-কর্ম চালানোর ক্ষেত্রে সমস্যার সমাধানে কেন্দ্রীয় ভাবে হেল্প ডেস্ক তৈরি করে আইডব্লুডিএমএস

তথ্যসূত্র: http://nisg.org/files/documents/UP1418302915.pdf

প্রকল্পের প্রেক্ষিত

প্রকল্প শুরুর আগের অবস্থা খতিয়ে দেখলে বোঝা যাবে কেন গুজরাত সরকার এই প্রকল্প চালু করল।

সরকারি কাজকর্মে অত্যধিক জটিলতা এর অন্যতম কারণ। এই জটিলতার কারণে খুব স্বাভাবিক ভাবে কাজের গতি কমে যায়। এ ছাড়া অতিরিক্ত পরিমাণে আইনি জটিলতাগত সমস্যা। উদাহরণ হিসাবে বলা যেতে পারে, ধরা যাক কোনও এক কর্মী ছুঠির জন্য আবেদন করলেন। প্রথমের ওই নির্দিষ্ট বছরে তাঁর ছুটির ব্যালান্সের সঙ্গে মিলিয়ে দেখতে হবে আর কত ছুটি পাওনা আছে। যা একটি সময়সাপেক্ষ প্রক্রিয়া। সাধারণ ভাবে সরকারি দফতরগুলি আলাদা আলাদা ভাবে কাজ করে। তবে মাঝেমধ্যেই তাদের মধ্যে জ্ঞান আদান-প্রদান প্রয়োজন হয়ে পড়ে। নাগরিক হোক বা সরকারি দফতর, অধিকাংশ সময় জ্ঞান সঠিক ভাবে যায় না। ফলে সমস্যা থেকে যায়।

অধিকাংশ সরকারি দফতরে অফিস পরিচালনার পদ্ধতি বহু পুরনো এবং সেকেলে হয়ে গেছে। উদাহরণ হিসাবে বলা যায়, এখন সুপারিটেন্ডেট অফ পুলিশের ছুটি মঞ্জুর করেন কালেক্টর। প্রযুক্তির উন্নতি এবং বিশ্বায়নের যুগে এই পদ্ধতির আমুল রূপান্তরের প্রয়োজন ছিল।

সাধারণ ভাবে কোনও সরকারি দফতরের মধ্যে তথ্য বা আবেদনকে ‘কেস’ হিসাবে গণ্য করা হয়। এই কেসগুলি পাঠিয়ে দেওয়া হয় যোগ্য কর্তৃপক্ষকে। ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে সমগ্র কাজটি হয় বলে দীর্ঘ সময় লেগে যায় যাচাই করতে। সে ক্ষেত্রে ধরে নেওয়া হয় কেসটি তামাদি হয়ে গেছে বা আটকে রয়েছে উচ্চ আধিকারিকের কাছে। এর ফলে নষ্ট হয় দীর্ঘ সময়। এর কারণে খুব স্বাভাবিক ভাবে অসন্তোষ তৈরি হয় নাগরিকদের মধ্যে।

তা ছাড়া একটি কাজ সম্পন্ন করতে কত দ্রুত সময় নিচ্ছে একটি সরকারি দফতর তার উপরই নির্ভর করে দফতরের কর্মদক্ষতা। অধিকাংশ সময় কর্মীর উপর কাজের চাপ এবং আগে পরে কাজ বেছে নেওয়ার দক্ষতার উপর কত সময় লাগছে তা নির্ভর করে।

দেখা গেছে কখনও কখনও কোনও কাজের জন্য পুরনো ফাইল ঘাঁটার প্রয়োজন রয়েছে। ফাইলের পাহাড় থেকে সেই পুরনো ফাইল খুঁজে বার করাও সময়সাপেক্ষ ব্যাপার হয়ে যায়।

বাজেট এবং পরিকল্পনা তৈরির সময় বিভিন্ন কমিশনারেট, ডিরেক্টরেট, দফতরের কর্তাব্যক্তিদের যুক্ত করে তা করতে হয়। তাদের চাদিহা এবং পরিকল্পনাও পরবর্তী আর্থিক বছরের বাজেটে প্রতিফলিত হবে। সমগ্র প্রক্রিয়ায় একাধিক ফাইল নাড়াঘাঁটার ব্যাপারটা যুক্ত রয়েছে। ফলে প্রক্রিয়াটাও বেশ জটিল হয়ে দাঁড়ায়।

মূলত এই চ্যালেঞ্জগুলির কথা মাথায় রেখেই আইডব্লুডিএমএস প্রকল্পের দিকে ঝুঁকেছিল গুজরাত সরকার। তবে এ সবের পরেও যে গুরুত্বপূর্ণ চ্যালেঞ্জের মুখোমুখি হতে হয় তা হল কর্মীদের দক্ষতা তৈরি।

তথ্যসূত্র: http://nisg.org/files/documents/UP1418302915.pdf

বিবরণ, উদ্দেশ্য ও স্টেকহোল্ডার

প্রকল্পের সংক্ষিপ্ত বিবরণ

আইডব্লুডিএমএস সরকারি দফতরের শ্রেণি বিভাগ অনুযায়ী সব স্তরে বিভিন্ন প্রক্রিয়া/ কাজকে স্বংক্রিয় করে।

• প্রথম দফায় প্রকল্পটি সচিবালয়ের ২৫ দফতরকে দিয়ে শুরু হয়। এই ২৫ দফতরের মোট ২৫ হাজারের বেশি ব্যবহারকারীকে সংযুক্ত করা হয়।
• দ্বিতীয় দফায় বিভিন্ন দফতরের প্রধানদের (এইচওডি) সিঙ্গল ফাইল সিস্টেমের মাধ্যমে লিঙ্ক করা হয় তাঁদের প্রশাসনিক বিভাগের সঙ্গে।
• রাজ্যে জুড়ে সমস্ত ইন্ডিয়ান অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ সার্ভিস (আইএএস) আধিকারিক, গুজরাত অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ সার্ভিস (জিএএস) আধিকারিক এবং ইন্ডিয়ান পুলিশ সার্ভিস আধিকারিকদের (আইপিএস) একই সিস্টেমের অধীনের আনা হয়।
• এই কাজের জন্য একটি ডেটাবেস তৈরি করা জরুরি। যাতে সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষেত্রে প্রয়োজনমতো ডেটা বার করা যায় এবং ব্যবহার করা যায়। সেই কারণে আইডব্লুডিএমএস ইলেকট্রনিক কর্মস্থানে নথি ব্যবস্থাপনা, কর্মপ্রবাহের ব্যবস্থাপনা, সহযোগী পরিবেশ এবং জ্ঞান ব্যবস্থাপনার সুযোগ করে দেয়। এর ফলস্বরূপ সরকারের উৎপাদনশীলতার উল্লেখযোগ্য উন্নতি হয়।
• আইডব্লুডিএমএস-এ আছে ১৪ কোর অ্যাপ্লিকেশন, ৪৯ সাধারণ অ্যাপ্লিকেশন এবং ৩০০-রও বেশি দফতরভিত্তিক অ্যাপ্লিকেশন।
• আইডব্লুডিএমএস-এর মধ্যে কোর অ্যাপ্লিকেশনে নথি চালাচালি, স্টোর করার জন্য ব্যবহার করা হয়। এ ছাড়া, সাধারণ অ্যাপ্লিকেশনের মধ্যে রয়েছে, সংস্থাপন প্রক্রিয়া, এইচআরএমএস প্রসেস, ই-বাজেট, বিধানসভা প্রশ্ন (এলকিউএ), আদালতের মামলা, আরটিআই, সম্পত্তি ব্যবস্থাপনা, ক্যাবিনেট মিটিং, অ্যাপয়েন্টমেন্ট সিডিউলার ইত্যাদি। এর সঙ্গে বিভাগে নেওয়া বিশেষ কাজের স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থা।

প্রকল্পের উদ্দেশ্য

• তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি নির্ভর অফিস ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি গড়ে তোলা
• স্বচ্ছ এবং সক্রিয় প্রশাসন
• উৎপাদশীলতা বৃদ্ধি
• নীতিভিত্তিক প্রক্রিয়াকরণ এবং সাধারণ জ্ঞানভিত্তি তৈরি করা
• সরকারি বিভিন্ন সংস্থার মধ্যে তথ্যের আদান-প্রদান ব্যবস্থা গড়ে তোলা
• গুরুত্ব অনুযায়ী কাজ
• ইলেকট্রনিক কর্মস্থান ব্যবহারের প্রসার ঘটানো
• প্রতিদিনকার কাজে সাহায্যকারী হিসাবে আইটি-র ব্যবহার

স্টেকহোল্ডার

এই প্রকল্পের স্টেকহোল্ডার নিম্নরূপ

তথ্যসূত্র: http://nisg.org/files/documents/UP1418302915.pdf

আইডব্লুডিএমএস-এর মূল উপাদান

• ফাইল ব্যবস্থাপনার জন্য তৈরি অ্যাপ্লিকেশন ফাইল প্রক্রিয়াকরণের যে যে প্রয়োজনীয়তা পূরণ করবে তার মধ্যে রয়েছে ফাইলের ইনওয়ার্ড/আউটওয়ার্ড অনুসরণ, অনুক্রম তৈরি এবং ফাইল ও চিঠির জন্য রের্কড রুম তৈরি।
• কর্মধারা/সংগঠনের মডেলের মধ্যে থাকবে সংস্থার কাঠামো। যে কাঠামোর মধ্যে বিভাগে কর্মীদের শ্রেণি বিভাগ, রোল, কাকে রিপোর্টিং করতে হবে, কোন বিষয় সে দেখভাল করে এবং কোন সেকশনের সে কর্মী।
• নথি ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি কোনও নথির জীবন চক্রকে অনুসরণ করবে এবং নির্দিষ্ট সময় অন্তর সেটি রক্ষণাবেক্ষণের জন্য স্বয়ংক্রিয় ভাবে নির্দেশ দেবে
• জ্ঞান ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি বিভিন্ন সরকারি নথি সংগ্রহস্থল হিসাবে কাজ করবে। নথির নাম, প্রকাশের তারিখ এবং বিবরণ ইত্যাদি দিয়ে তা খুঁজে বার করা সম্ভব হবে।
• ড্যাস বোর্ড একটি সম্পাদনমূলক তথ্য ব্যবস্থা। যেখানে একজন অফিসার তার আওতাধীনে কোনও কাজে নজরদারি এবং নিয়ন্ত্রণ করবেন।
• এমআইএস-এর মধ্যে রয়েছে বিভিন্ন ফরম্যাটে সচিবালয়ের প্রতি দিনের কাস্টমাইজড রিপোর্ট তৈরির সুবিধা। এই রিপোর্টগুলিকে নির্দিষ্ট পরিমিতির মধ্যে রেখে দেওয়া যাবে।
• বিজনেস অ্যাপ্লিকেশন স্বংক্রিয় ভাবে কাজকর্ম, অফিসের রীতিনীতি এবং কর্মীর সার্ভিস সংক্রান্ত বিষয়গুলি দেখভাল করবে।
• প্রশাসনিক অ্যাপ্লিকেশন প্রতিষ্ঠানের মডেলকে সংজ্ঞায়িত করবে এবং বজায় রাখবে।
• ইন-বিল্ট যোগাযোগ নজরদারি সিস্টেম (ই-মেল যোগাযোগ ব্যবস্থা)।
• ‘আমার এবং আমার নীচের স্তর’ সংক্রান্ত যে ধারণা আছে সেই অনুযায়ী কাজ বিতরণের ব্যবস্থা করবে বিল্ট ইন ড্যাশবোর্ড
• সমস্ত লেনদেনের জন্য অডিট ট্রেল থাকবে
• যোগাযোগ পর্যবেক্ষণ অন্তঃবিভাগীয় যোগাযোগের ক্ষেত্রে একটি গুরুত্বপূর্ণ মেসেজ টুল, যার মধ্যে ই-মেল ম্যাসেজের সমস্ত বৈশিষ্ট্য আছে

তথ্যসূত্র: http://nisg.org/files/documents/UP1418302915.pdf

প্রকল্পের মূল সুবিধা

• আইডব্লুডিএমএস তৈরি করেছে একটি অফিস ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি। আগে যে কাজ করা হত ম্যানুয়ালি এখন তা করা হচ্ছে ইলেকট্রনিক মাধ্যমে। ফলে বেশি টাইপ করার প্রয়োজন হচ্ছে না। সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষেত্রে রেফারেন্সের প্রয়োজন হলে সংশ্লিষ্ট ফাইলটি জুড়ে দিলেই হচ্ছে।
• আইডব্লুডিএমএস সরকারি সমস্ত বিভাগের জন্য একটি অনন্য ফাইল নাম্বারিং সিস্টেম চালু করেছে। ফলে ফাইল খুঁজতে অনেক সুবিধা হচ্ছে। ফাইলের নম্বর, বিষয়, তারিখ বা বিভাগ দিয়ে খুঁজলে ফাইলটি খুঁজে পাওয়া যাচ্ছে। এর ফলে সমগ্র সিস্টেমের উৎপাদনশীলতা ও দক্ষতা বেড়েছে।
• আইডব্লুডিএমএস-এর সমস্ত অ্যাপ্লিকেশন একটি নির্দিষ্ট নীতি মেনে চলে। যেমন ধরা যাক এক জন কর্মী বছরে তিন বারের বেশি আর্নড লিভ নিতে পারবেন না। যদি দেখা যায় কোনও কর্মী তিন বারের বেশি আর্নড লিভের জন্য আবেদন করেছেন তবে সিস্টেম সংক্রিয় ভাবে তাঁকে আবেদন করা থেকে বিরত করবে। মানবীয় কারণে যে সব ভুল হত এই প্রক্রিয়া তা অনেকটাই কমিয়ে আনতে পারবে।
• জিও/জিআর/বিজ্ঞপ্তির জন্য সাধারণ জ্ঞান ভান্ডার তৈরি করে আইডব্লুডিএমএস। ব্যবহারকারীরা সকলের প্রয়োজনমতো এটি ব্যবহার করতে পারবেন। বিভিন্ন সময় নীতি, প্রয়োগ এবং সংশোধনীর প্রয়োজনে তা ব্যবহার করতে পারবেন।
• এক ফাইল পদ্ধতিরই প্রসার ঘটাতে চায় আইডব্লুডিএমএস। এর ফলে অন্তর্বিভাগীয় ফাইল চালাচালি সহজেই করা যাবে। এই পদ্ধতি ফাইল খুঁজে বার করতেও সহায়তা করবে।
• এই অ্যাপ্লিকেশন গুরুত্ব অনুযায়ী ফাইল রাখতে সহায়তা করবে এবং অফিসের শীর্ষ আধিকারিক জরুরি হিসাবে ফাইল চিহ্নিত করে রাখতে পারবেন।
• আইডব্লুডিএমএস সরকারি দফতরে প্রতি দিন কাজকে কম্পিউটারাইজড করে। এর মধ্যে প্রশাসনিক কাজ ছাড়াও ছুটি/লোন/অগ্রিম/খরচের টাকা প্রদান/বদলি/পদোন্নতি/অনুরোধ/বিভাগীয় তদন্ত/সার্ভিস বুক ম্যানেজমেন্ট ইত্যাদির হিসাব রাখবে।
• প্রশাসনের কিছু গতানুগতিক কাজ যেমন মানবসম্পদ পরিচালনা, ইনভেনটরি ম্যানেজমেন্ট, বাজেট এবং পরিকল্পনা কমপিউটারাইজ করতে পারে এই পদ্ধতি, যা কাগজ-নির্ভর পদ্ধতির ভার কমাবে।
• আইডব্লুডিএমএস-এ মাধ্যমে সমস্ত আইএএস, আইপিএস আধিকারিক ছুটির জন্য আবেদন করবেন।
• কিছু বিভাগে এইচওডি-ও আইডব্লুডিএমএস-এর আওতায় আসছে। তাঁদের এক ফাইল পদ্ধতির মাধ্যমে দফতরের মধ্যে বা তার এইচওডিকে ফাইল আদান-প্রদানের অনুমোদন দেয়। আইডব্লুডিএমএস-এর সাহায্যে সরকারি বিভিন্ন দফতরকে কম্পিউটারাইজড করার জন্য আইএসও ৯০০১:২০০০ শংসাপত্র পেয়েছে গুজরাত।

তথ্যসূত্র: http://nisg.org/files/documents/UP1418302915.pdf

বাস্তবায়নের ক্ষেত্রে সমস্যা ও চ্যালেঞ্জ

• একটি সাধারণ ধারণা আছে যে কম্পিউটার চালু হলেই মানুষের কাজ কমবে বা একটি কম্পিউটার একাধিক লোকের কাজ করে দেবে। এই দৃষ্টিভঙ্গির উপর দাঁড়িয়েই সরকারি কর্মীদের কাছে আইডব্লুডিএমএস-এর গ্রহণযোগ্যতা কমেছে। এ ছাড়া গুজরাত সরকারের সচিবালয়ে কর্মরত অধিকাংশ কর্মীর বয়স ৪০ থেকে ৫০-এর মধ্যে। এই বয়সে শেখা বা নতুন একটা পদ্ধতিকে মানিয়ে নেওয়া যথেষ্ট কষ্টসাধ্য। এই বিষয়গুলি নয়া এই পদ্ধতির ব্যবহারযোগ্যতা কমিয়েছে।
• কর্মীদের মধ্যে কম্পিউটার ব্যবহারে দক্ষতা তৈরি করা এই পদ্ধতির পক্ষে অপিরহার্য। সে কারণে প্রায় ২৫০০-এর বেশি কর্মীকে কম্পিউটার প্রশিক্ষণ এবং টাইপিং প্রশিক্ষণ দেওয়া হয়েছে। যে হেতু সরকারি দফতরের অধিকাংশ কর্মীর বয়স ৪০ এর উপরে, তাই এই বয়সে সাধারণত শেখার আগ্রহ কমতে থাকে বা একটা সরলরেখায় থাকে। সে কারণ একাধিক ট্রেনিং সেশন করতে হয়েছে।
• আইডব্লুডিএমএস-এর লক্ষ্য হল নতুন পদ্ধতিতে সকল প্রশাসনিক দফতরকে যুক্ত করা। কিন্তু অধিকাংশ ক্ষেত্রে দফতরে পর্যাপ্ত হার্ডওয়্যারের অভাব প্রকল্পকে চ্যালেঞ্জের মুখে ফেলে দিয়েছে। যে ডেস্কটপ দেওয়া হয়েছিল তার অধিকাংশ অপ্রচলিত হয়ে গেছে। ল্যানের নেটওয়ার্কও সঠিক ভাবে কাজ করছিল না। ফলে দফতরের আইটি বিভাগকে ঢেলে সাজার প্রয়োজন ছিল।
• অধিকাংশ ক্ষেত্রেই দেখা গেছে যিনি দফতরে এই প্রকল্প চালু করার উদ্যোগ নিয়েছেন আর যিনি বাস্তবায়ন ঘটাচ্ছেন তাঁরা দু’ জন ভিন্ন ব্যক্তি। বদলি বা রদবদল ইত্যাদির ফলে প্রায়শই গোটা বিষয়টা আবার নতুন করে শুরু করতে হয়। ফলে প্রকল্পের স্থিতাবস্থা আনতে যথেষ্ট দেরি হয়ে যায়। কোনও একটা পদ্ধতি থাকলেই হবে না, তাকে সক্রিয় করতে প্রান্তিক ব্যবহারকারীরা কতটা উদ্যোগী হচ্ছেন তার উপর অনেক কিছুই নির্ভর করে। এর ব্যবহারকে বাধ্যতামূলক করতে প্রয়োজনীয় প্রশাসনিক নির্দেশের জন্য যথেষ্ট সময় ব্যয় হয়। ফলে প্রাথমিক পর্যায় প্রকল্পটিকে চালু করতেই যথেষ্ট সময় লেগে যায়।

তথ্যসূত্র: http://nisg.org/files/documents/UP1418302915.pdf

প্রকল্পের শিক্ষা

• মূল স্টেকহোল্ডারদের অগ্রাধিকারের পরির্বতন। এটি আইডব্লুডিএমএস বাস্তবায়নের ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ ইস্যু। যে কোনও কর্তৃপক্ষ, যিনি এই প্রকল্পের মূল স্টেকহোল্ডার হিসাবে কাজ করছেন, তিনি প্রকল্পকে নিজের ভাবনা মতো চালিয়ে নিয়ে গেছেন। এই পদ্ধতি সমগ্র প্রকল্পের নকশা তৈরি করতে এবং বাস্তবায়নের ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ পরিবর্তন এনেছে।
• শীর্ষ কর্তাদের থেকে এই প্রকল্পের জন্য সমর্থন অনেক দেরিতে এসেছে। যে হেতু এই প্রকল্পের নেতৃত্বে রয়েছে বিজ্ঞান ও প্রযুক্তি বিভাগ, তাই সরকারের অন্য বিভাগগুলি বহু ক্ষেত্রে আগ্রহ দেখাতে দেরি করেছে । তবে কতগুলি দফতর যেমন, মুখ্যমন্ত্রীর দফতর, অর্থ দফতর যথেষ্ট আগ্রহ এবং সক্রিয়তা দেখিয়েছে। উচ্চকর্তাদের সমর্থন এই ধরনের প্রকল্প চালু করার ক্ষেত্রে অত্যন্ত গুরুত্বর্পূণ বিষয়।
• সচিবালয়ে বেশ কিছ বিভাগে পরিকাঠামোর অভাব ছিল। ফলে প্রকল্প শুরু হয়ে গেলেও এই অভাব আরও দেরি করিয়ে দিয়েছে। কিছু বিভাগে সংষ্কারের কাজ চলছিল, ফলে সেই সব বিভাগে এই প্রকল্প চালু করতে আরও ৬-১২ মাস দেরি হয়েছে।
• বাস্তবায়নের প্রাথমিক পর্যায়ে আইডব্লুডিএমএস–এ প্রকল্পে কাজ করার পাশাপাশি কর্মীরা ম্যানুয়ালি তাঁদের রুটিন ফাইল আদান-প্রদান করেছেন। এর কারণ এক রাত্রিতে সমস্ত কাজকে ইলেকট্রনিক সিস্টেমে নিয়ে যাওয়া সম্ভব নয়। ইতিমধ্যে যে সব ফাইলের কাজ চলছে সেগুলি ম্যানুয়ালি পরিচালনা করতে হয়। ফলে নতুন পদ্ধতিতে চলে যাওয়ার ক্ষেত্রে কর্মীদের মনোবলে ধাক্কা আসে। তাঁরা ভাবেন, একই কাজ দু’ বার করতে হচ্ছে। শীর্ষ কর্তৃপক্ষের তরফ থেকেও কর্মীদের এই প্রকল্প সম্পর্কে উৎসাহী করে তুলতে কোনও উদ্যোগ চোখে পড়ে না। ফলে সমগ্র পদ্ধতির উপর এর প্রভাব পড়ে।

তথ্যসূত্র: http://nisg.org/files/documents/UP1418302915.pdf

আইডব্লুডিএমএস-এ প্রাপ্তি

• ১০০ শতাংশ অনলাইনে সব বিভাগের রেজিস্ট্রি
• অনলাইনে বাজেট
• সমস্ত বিভাগের খরচের বাজেট তৈরি সম্ভব হয়েছে
• রাজ্য বাজেট তৈরি সম্ভব হয়েছে আর্থিক ২০০৭-০৮, ২০০৮-০৯, ২০০৯-১০ এবং ২০১০-১১-তে
• ভিজিল্যান্স কমিশনের বার্ষিক রিপোর্ট তৈরি
• সমস্ত অভিযোগ ভিজিল্যান্স কমিশনকে পাঠিয়ে দেওয়া এবং তাকে অনুসরণ করা যায়
• কিয়স্কের মাধ্যমে নাগরিক তাঁর ফাইলের অবস্থা জানতে পারেন
• বার্ষিক রিপোর্ট তৈরি করা হয় এবং তা বিধানসভায় পেশ করা হয়
• ছুটির আবেদন
• সমস্ত আইএএস, জিএএস এবং আইপিএস আধিকারিকের ছুটির আবেদন কেবলমাত্র আইডব্লুডিএমএস-তে
• বিধানসভার প্রশ্ন
• বিধানসভার প্রশ্ন অনলাইনে জমা দেওয়া হয় এবং প্রশ্নের ডেটাবেস তৈরি করা হয়
• সরকারি নথির অনলাইনে প্রকাশ
• অনলাইনে সরকারি নথির প্রকাশ যেমন, সিদ্ধান্ত, বিধি, নীতি, অর্ডিন্যান্স, বিজ্ঞপ্তি ইত্যাদি।
• এক দিন এক জেলা
• জেলাভিত্তিক সমস্ত প্রশাসনিক সমস্যার উপর নজরদারি
• মুখ্যমন্ত্রীর ত্রাণ তহবিল
• আবেদন গ্রহণ এবং অনুমোদন না হওয়া অবধি আবেদনের অবস্থা জানা
• বিনিয়োগে পর্যবেক্ষণ
• ভাইব্র্যান্ট গুজরাত অনুষ্ঠানে স্বাক্ষর হওয়া মৌ-এর অবস্থা জানা সম্ভব হয়েছে
• সফটওয়্যার ইংরাজি ও হিন্দি, দু’ ভাষাতেই ব্যবহার করা যায়
• বিভিন্ন পরিমিতি ব্যবহার করে যেমন, ফাইলের নম্বর, বিবরণ ইত্যাদি দিয়ে ফাইলের অবস্থা জানা যায়
• আটকে থাকা ফাইলের অবস্থা অনুসন্ধান করা সম্ভব হয়
• কার কাছে ফাইলটি আটকে রয়েছে তা জানা যায়

তথ্যসূত্র: http://nisg.org/files/documents/UP1418302915.pdf