তথ্য লেখা

একটি ওয়ার্কশিট তৈরি করার সময় সেল পরিবর্তন করে তথ্য লেখা বা সম্পাদন করা হয়। যে সেল পূর্ণ হবার জন্য বা ফরম্যাটিং এর জন্য প্রস্তুত, তাকে বলা হয় ‘অ্যাকটিভ সেল’, নেম বক্সে এর ঠিকানা বা অ্যাড্রেস দেখতে পাওয়া যায়, সেলটির চার পাশে গভীর আয়তক্ষেত্র ঘিরে থাকে এবং এর রো এবং কলাম নম্বর বোল্ড ফেসে বা মোটা অক্ষরে দেখতে পাওয়া যায়। যে সেলটি অ্যাকটিভ সেল করতে চাওয়া হচ্ছে, মাউস ক্লিক করে সেই সেলটিকে কার্যকর করে নিতে হয়। যদি সেলটিকে দৃষ্টিগোচর করতে চাওয়া হয়, তা হলে প্রয়োজন পড়লে স্ক্রল বার ব্যবহার করে অথবা এডিট মেনু থেকে ‘গো টু’ আদেশ ব্যবহার করে একটি নির্দিষ্ট সেলে পৌঁছানো সম্ভব।

যা টাইপ করা হবে, তা ফর্মূলা বারে দেখতে পাওয়া যায় এবং তার সঙ্গে অতিরিক্ত দু’টি বোতাম দেখতে পাওয়া যায়, একটি ক্রস বা ক্যান্সেল (☒) এবং টিক (☑) বা এন্টার।

যদি সেলটি অপরিবর্তিত রাখতে চাওয়া হয়, তবে ক্যান্সেল বোতাম ক্লিক করতে হবে বা এসকেপ বোতামে চাপ দিতে হবে।

সেলে পরিবর্তন করতে চাইলে এন্টার বোতামে চাপ দিতে হবে অথবা কারসার মুভমেন্টের অন্য যে কোনও বোতামে চাপ দিতে হবে।

সেলে টাইপ করার সময় কোনও ক্যারেকটার মুছে ফেলতে ব্যাকস্পেস বোতাম ব্যবহার করা যেতে পারে, কিন্তু ইনসারশান পয়েন্ট সরাতে তীর চিহ্ন বা অ্যারো বোতাম ব্যবহার করতে পারা যায় না। অ্যারো বোতামে চাপ দেওয়ার অর্থ তথ্য স্বীকার করা এবং অন্য সেলে সরে যাওয়া।

নোট

তথ্য লেখা বা সম্পাদনের সময় সর্বাধিক মেনু এবং টুল বারের আদেশ বাছাই করতে পারা যায় না। মেনু বা টুল বারের অগভীর হয়ে যাওয়া আদেশ গুলিকে কাজে লাগাতে অবশ্যই তথ্য স্বীকার বা অস্বীকার করতে হবে এবং রেডি মোডে ফেরত যেতে হবে।

একটি সেল তথ্য (টেক্সট), সংখ্যা নিয়ম, তারিখ অথবা সময় বহন করতে পারে। এইগুলির মধ্যে পার্থক্য করা এবং তাদের লেখার পদ্ধতি সম্বন্ধে জ্ঞান থাকা আবশ্যিক।

টেক্সট টাইপ করা

টেক্সট বলতে বোঝানো হয় সংখ্যা ছাড়া যে কোনও ধরনের তথ্য, কোনও তারিখ অথবা ফর্মুলা বা নিয়ম ছাড়া অন্য ধরনের তথ্যাদি এবং যা কোনও সেলের বাঁ দিকে আবির্ভূত হয়। একটি সেলের ধারণক্ষমতার বেশি তথ্য যদি কোনও সেলে দেওয়া হয়, এক্সেল তার পার্শবর্তী ফাঁকা সেলে এই তথ্য ভরে দেয়। যদি পাশের সেল ফাঁকা না পায় তবে একটি সেলের ধারণক্ষমতা অনুযায়ী চরিত্র বা ক্যারেকটারগুলি এক্সেল প্রদর্শন করে। তবে ওয়ার্কশিটে সম্পূর্ণ তথ্য সংরক্ষিত থাকে এবং সেল যখন কার্যকর থাকে, তথ্যগুলি ফর্মুলা বারে দেখতে পাওয়া যায়।

যখন কোনও টেক্সট টাইপ করতে শুরু করা হয়, এক্সেল স্বয়ংক্রিয় ভাবে ঐ কলামে একটি এন্ট্রি বা লিপিভুক্ত বিষয় প্রদর্শন করে, যা ঐ চরিত্র বা ক্যারেকটারগুলি দিয়ে শুরু হয়। প্রস্তাবিত বিষয় স্বীকার করতে চাইলে এন্টার বোতামে চাপ দিতে হবে অথবা টাইপ করা চালিয়ে যাওয়া যায়।

সূত্র : কম্পিউটার প্রশিক্ষণ, আই আই আই এম