একটি দীর্ঘ নথির কোনও পৃষ্ঠা সহজেই আলাদা হয়ে যেতে পারে, ভুল জায়গায় আথবা ক্রম পর্যায়ের বাইরে চলে যেতে পারে। এ ক্ষেত্রে নির্দিষ্ট নথি এবং তার পৃষ্ঠাগুলি চিহ্নিত করতে হেডার এবং ফুটার সাহায্যে করবে। এমনকী, তারা পাঠকের দৃষ্টি আকর্ষণ ও তা ধরে রাখার জন্য মনোগ্রাহী ও দৃষ্টিগ্রাহ্য প্রতিভাস (ভিস্যুয়াল এফেক্ট) সৃষ্টি করতে সক্ষম।
নোট : প্রতিটি পাতার ওপরের অংশে যে তথ্য (টেক্সট) বা ছবি (গ্রাফিক্স) ছাপা হয়, তাকে বলা হয় হেডার।
প্রতিটি পাতার নীচের অংশে যে তথ্য (টেক্সট) বা ছবি (গ্রাফিক্স) ছাপা হয়, তাকে বলা হয় ফুটার।
হেডার অথবা ফুটার (অথবা দুটোই) যোগ করতে ভিউ হেডার এবং ফুটার বেছে নিতে হবে। এম এস ওয়ার্ড প্রিন্ট লে-আউটে চলে যায় নথির বা ডকুমেন্টর ওপরের সীমানায় হেডার এরিয়া বা হেডারের স্থান নির্দেশ করে। ৬.৬ নম্বর ছবির মতো হেডার এবং ফুটার টুলবারের প্রদর্শন করে। ডকুমেন্ট বা নথির তথ্যাংশ অগভীর বা হালকা হয়ে যায়, যাতে হেডার অথবা ফুটার এবং তথ্যের মাঝের ফাঁকটুকু পরিষ্কার বুঝতে পারা যায়।
টুলবারের বোতামগুলি ব্যবহার করে অন্যান্য উপদেশ, যেমন পাতার নম্বর, তারিখ অথবা সময় লিখতে পারা যায়। টুল বারের ইনসার্ট অটো টেক্সট তালিকা অন্যান্য তথ্য সংরক্ষণ করতে সাহায্য করে। যেমন ‘ক্রিয়েটেড বাই’ (...দ্বারা সৃষ্ট), যার পরে থাকে নাম, নথি বা ডকুমেন্টের নাম এবং ‘ওয়াই এর এক্স পাতা’ ইত্যাদি।
হেডার এবং ফুটার এরিয়া বা এলাকার কেন্দ্রে সেন্টার ট্যাব স্টপ রয়েছে এবং ডান দিকে রয়েছে রাইট অ্যালাইনড ট্যাব স্টপ। উদাহরণ স্বরূপ, হেডারের কেন্দ্রে বা মাঝখানে পাতার নম্বর লিখতে হলে ট্যাবে চাপ দিয়ে সেন্টার ট্যাব স্টপ অব্দি পৌঁছতে হবে এবং তার পর টুলবারে ইনসার্ট পেজ নাম্বার বাটন বা পাতার নম্বর – এই বোতামে ক্লিক করতে হবে।
হেডার এবং ফুটার এলাকার মধ্যে সুইচ করতে চাইলে টুল বারে ‘সুইচ বিটুইন হেডার অ্যান্ড ফুটার’ বোতামে ক্লিক করুন। একই ভাবে ফুটারে যে তথ্য দিতে হবে, তা টাইপ করুন। ডকুমেন্ট বা নথিতে ফেরত আসার সময় হলে টুলবারে ‘ক্লোজ’ বোতামে ক্লিক করুন।
নোট : প্রিন্ট লে-আউট ভিউ বা মুদ্রণের জন্য প্রস্তুত দৃষ্টিতে হেডার এবং ফুটার হালকা ভাবে দেখতে পাওয়া যায়। কিন্তু স্বাভাবিক ভাবে বা নরমাল ভিউতে তো কখনওই দেখতে পাওয়া যায় না।
যদি হেডার বা ফুটারে কিছু পরিবর্তন করতে চান, তবে ভিউ থেকে হেডার এবং ফুটার বেছে নিন অথবা প্রিন্ট লেআউট ভিউর হেডার অথবা ফুটার টুল বার এবং হেডার ও ফুটার এলাকা প্রদশর্ন করে। হেডারে বা ফুটার সম্পাদনা করে ‘ক্লোজ’ ক্লিক করুন।
সূত্র : কম্পিউটার প্রশিক্ষণ, আই আই আই এম
সর্বশেষ সংশোধন করা : 6/25/2020